استفاده از  مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مزایا و فواید متعددی را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

افزایش بهره‌وری: BPM امکان بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها را فراهم می‌کند که به بهبود کلی عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.

افزایش کیفیت: با بهبود فرآیندها و استفاده از معیارهای کیفیت، مدیریت فرآیند کسب و کار به کاهش خطاها، افزایش دقت، و بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می‌کند.

انعطاف‌پذیری: BPM قابلیت انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات محیطی و نیازهای بازار را فراهم می‌کند. فرآیندها به سرعت قابل تغییر و بهبود می‌شوند.

بهبود ارتباطات: با تعریف دقیق فرآیندها و وظایف، ارتباطات داخلی و خارجی سازمان بهبود می‌یابد و اطلاعات به صورت دقیق‌تر و سریع‌تر منتقل می‌شود.

افزایش توانایی تصمیم‌گیری: با داشتن داده‌ها و اطلاعات دقیق از فرآیندها، مدیران قادرند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند و بر اساس داده‌های موجود عمل کنند.

افزایش رقابت‌پذیری: با بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری، سازمان‌ها قادرند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود بپردازند و در بازار رقابتی موفق‌تر عمل کنند.

مدیریت ریسک بهتر: با شناخت دقیق فرآیندها و نقاط ضعف، سازمان‌ها می‌توانند بهترین راهکارها را برای مدیریت و کاهش ریسک‌ها اتخاذ کنند.

به طور کلی، BPM نقش مهمی در بهبود عملکرد و افزایش کارایی سازمان‌ها دارد و می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا با تغییرات محیطی و نیازهای بازار سازگار شوند و رشد و توسعه پایداری داشته باشند.

نقش BPMS در مدیریت فرآیندهای کسب و کار:

نرم افزار BPMS ابزاری قدرتمند است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را هماهنگ و اتوماتیک کنند. این نرم افزار امکان تعریف و پیاده سازی فرآیندهای مختلف را به صورت استاندارد و هوشمند فراهم می‌کند. با استفاده از BPMS، می‌توان گزارش‌ها و داشبورد‌های تحلیلی را در CRM ایجاد کرد و مدیریت تغییرات مرتبط با CRM را نیز کمک کرد. همچنین، اتصال این نرم افزار با سیستم‌های مرتبط مانند سیستم‌های مدیریت فروش و پشتیبانی مشتریان بسیار حیاتی است و می‌تواند به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کند.

نقش CRM در بهبود روابط با مشتریان:

CRM یک استراتژی مدیریتی حیاتی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مشتریان را جمع‌آوری و تحلیل کرده و با آن‌ها در ارتباط باشند. این استراتژی می‌تواند به افزایش بهره‌وری و کیفیت خدمات منجر شود و در نهایت بهبود عملکرد سازمان را به همراه داشته باشد. با استفاده از CRM، سازمان‌ها می‌توانند به صورت کارآمدتر با مشتریان همکاری کرده و روابط تجاری موثرتری برقرار کنند.

نرم‌افزارهای پیگیری فروش و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) همراه با سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت موثرتری مدیریت کنند. 

با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای خود اقدام کنند. گروه مدیریت فرآیند پارس در راستای ارتقای سطح علمی و فنی پرسنل و مدیران سازمان های دولتی و غیردولتی و همچنین افزایش آشنایی آنان با شیوه های مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، اقدام به آماده سازی این ویدیوی آموزشی در حوزه تحلیل و مدل سازی یک نمونه فرآیند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.

نرم افزار BPMS از چند روش برای برقراری ارتباط با زیر سیستمها پشتیبانی می‌کند.

روش استفاده اتصال به لایه بانک اطلاعاتی:

این روش با ایجاد یک اتصال (Connection) امکان فراخوانی اطلاعات از سایر سیستمها را میسر می کند. ایرادی که این روش دارد نیاز به دانستن ساختار جداول و عملکرد قواعد تجاری مربوط به نرم افزار قدیمی می باشد. هر چند این روش به لحاظ تکنیکال قابل انجام است ولی معمولا به دلیل پیچیدگیهای استفاده از قواعد تجاری پیاده سازی آن زمانگیر خواهد بود.

 روش بعدی استفاده از web service :

 معمولا شرکتهای معتبر برای جذب مشتری بیشتر و اتصال نرم افزار خود با سایر زیرسیستمها دیگر و رضایت بیشتر مشتری، web service متعدد ارائه میدهند. به کمک این web service که قابل فراخوانی در نرم افزار BPMS است بدون نیاز به داشتن دانش از ساختار جداول و بانک اطلاعاتی نرم افزار قدیمی، امکان یکپارچگی اطلاعاتی میسر خواهد شد. به بیان دیکر bpms و وب سرویس در جهت تکامل زیرسیستمها با حفظ یکپارچگی اطلاعات قدم برمیدارند.

MIS مخفف عبارت Management Information System و به معنای سیستم مدیریت اطلاعات است. سیستم mis، بخش کنترل سیستم‌های نرم افزاری و سخت افزاری مورد استفاده در تصمیم‌گیری‌های تجاری هر سازمان یا شرکت است. می‌توان گفت سیستم مدیریت اطلاعات mis، ساز و کاری است که جمع‌آوری، کنترل و پایش داده‌های مورد نیاز سازمان را بر عهده دارد و با استفاده از روش‌های مناسب، اطلاعات پایش شده را برای تصمیم‌گیری، برنامه ریزی و کنترل فرآیندها در اختیار مدیران قرار می‌دهد. استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، امکان ارزیابی عملکرد سازمان، تجزیه و تحلیل و همچنین ریشه یابی مشکلات را فراهم می‌کند. به طور کلی راجع به نقش سیستم های اطلاعات مدیریت (mis) در سازمان ها می‌توان گفت، سیستم مدیریت اطلاعات، با تمرکز بر روی مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی، باعث کارایی و اثربخشی تصمیم‌گیری‌های راهبردی و استراتژیک می‌شود.

در زمینه تاریخچه mis، می‌توان به این موضوع اشاره کرد که از سال 1960 تا 1980، مراکز آموزش بازرگانی و تجارت به این نتیجه رسیدند که بهتر است به جای تمرکز بر واحد IT، توجه خود را به پروژه سیستم اطلاعات مدیریت mis معطوف کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. یک نرم افزار BPMS به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را تحت نرم افزار به صورت سیستماتیک و بهینه شده تحلیل، مدلسازی و در نهایت راه اندازی و اجرا کرده و بهبود دهد. به عبارت دیگر، نرم افزار BPMS می تواند فرآیندها و فرم های سازمان شما را تحت نرم افزار، خودکارسازی نماید. با خرید نرم افزار bpms گروه مدیریت فرآیند پارس و راه اندازی آن، ضمن حضور این گروه در سازمان شما و بررسی و مطالعه فرآیندهای کسب و کار سازمان، اقدام به تحلیل، مدلسازی و در نهایت پیاده سازی و مکانیزه کردن فرآیندها در سازمان می کند.

نرم افزار BPMS مدیریت فرآیند پارس از طریق یک پنل فرآیند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدودیت تعداد کاربر و تعداد فرآیند)، امکان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان شما فراهم می سازد. بدین صورت که شما می توانید فرآیندهای خود را با استاندارد BPMN 2.0 در این نرم افزار مدل سازی کرده و همچنین فرم های مربوط به هر قسمت از فرآیند را در محیط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافیکی و ویژوالی به راحتی طراحی کنید. سازمان ها می توانند کلیه فرآیندهای موجود در سازمان را در سیستم مدیریت فرآیند پارس طراحی و پیاده سازی نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست های خود را در قالب فرآیند از طریق سیستم کامپیوتری، تبلت و یا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنین امکان رهگیری و پیگیری فرآیندها و درخواست های ارسالی نیز به راحتی توسط افراد در نرم افزار BPMS امکان پذیر خواهد بود.

مدیریت فرآیند پارس با ارایه خدمات مشاوره، تحلیل، پیاده سازی و نرم افزاری، یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) را در سازمان به طور کامل راه اندازی کرده و به پرسنل سازمان امکان اجرای فرآیندها و ثبت درخواست های خود را در هر زمان و مکانی می دهد تا افراد بتوانند از وضعیت لحظه به لحظه درخواست های خود مطلع گردند و گامی موثر در راستای هوشمندسازی سازمان خود بردارند.

 افزایش کارایی: با اتوماسیون فرآیندها، زمان و هزینه‌های مرتبط با انجام دستی فعالیت‌ها کاهش می‌یابد.

بهبود هماهنگی: تمام داده‌های مربوط به مشتریان و فرآیندها در یک مکان متمرکز شده و دسترسی به آن‌ها برای تیم‌های مختلف ساده‌تر می‌شود.

تحلیل و گزارش‌دهی بهتر: این نرم‌افزارها ابزارهای قدرتمندی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و تهیه گزارش‌های دقیق دارند.

افزایش رضایت مشتری: با بهبود فرآیندهای خدمات‌رسانی و ارتباط بهتر با مشتریان، رضایت آن‌ها افزایش می‌یابد.

قابلیت تطبیق و سفارشی‌سازی: این سیستم‌ها به کسب و کارها اجازه می‌دهند تا فرآیندهای خود را بر اساس نیازهای خاص خود سفارشی کنند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان نرم افزار bpms را در سازمان شما فراهم آوریم.

دیگر قابلیت های مختلف process maker تحت عنوان یک نرم افزار BPMS رایگان برای طراحی فرآیند های سازمانی را در ادامه به آنها اشاره کرده ایم:

1. منبع باز بودن و امکان توسعه و طراحی به وسیله هر شخص یا سازمانی
2.  سازگار با دسکتاپ، تبلت، موبایل و حتی داشتن نسخه تحت وب
3. مورد استفاده قرار گرفته توسط شرکت های معتبر جهانی مثل تویوتا و سونی و…
4. داشتن شرایط طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند
5. به همراه داشتن گروه پشتیبانی قوی در آمریکا، اسپانیا،کلمبیا و به روزرسانی ماهانه
6. پشتیبانی  از نمادهای استاندارد BPMN 2.0
7. کنترل کردن تمامی فرآیند ها از خارج از سیستم با ابزار   REST
8. تولید انواع گزارش ها و نمودار های مدیریتی
9. پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند. این ابزار با فراهم ساختن رابط کاربری drag and drop محیطی برای مدل سازی و طراحی جریان کارها و همچنین ساخت فرم های پویا دراختیار کاربر قرار می دهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر را به سازمان شما ارایه دهد.

پروسس میکر یک BPMS رایگان و متن باز است که جزو سیستم های نرم افزاری سبک وزن (lightweight) با سربار داده بسیار کم در میان سیستم های نرم افزاری موجود در این صنعت به حساب می رود. همچنین از آن جا که پراسس میکر یک نرم افزار تحت وب است و می توان آن را در محیط مرورگر اجرا نمود، دسترسی به جریان کارها و روال های سازمانی را جهت طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها برای کاربران، گروه ها و واحدهای سازمانی ساده تر خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم تا ضمن معرفی قسمت های کلیدی ProcessMaker، مراحل ساخت یک فرآیند را در این سیستم تحت وب مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به ترتیب بیان کنیم.

از امکانات محیط نرم افزاری پراسس میکر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• محیط طراحی و مدل سازی فرآیندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پویا و Responsive
• پورتال کاربری و کارتابل اجرای فرآیندها
• مدیریت چارت سازمانی، کاربران و گروه های کاربری
• طراحی و ارسال سند خروجی
• ...

مراحل ساخت یک فرآیند:
به طور کلی برای ساخت یک فرآیند در ProcessMaker باید مراحل زیر انجام شود:

1. ایجاد یک فرآیند در بخش Designer و طراحی مدل فرآیند: در اولین قدم پس از ایجاد یک فرآیند جدید، می توان مدل فرآیند را در محیطی تحت استاندارد BPMN2 طراحی و مدل سازی کرد. در این قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 هستید.

2. تعریف متغیرهای فرآیند (متغیرهای مدل داده فرآیند): متغیرها (variables)، اطلاعات و داده هایی که در فرم های فرآیند وارد می شوند را در خود ذخیره می کنند تا در قسمت های دیگر آن فرآیند (همچون gatewayها و سایر فرم ها) بتوان آن ها را فراخوانی کرده و از آن ها استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فرم می تواند شامل فیلدهایی همچون "نام"، "نام خانوادگی"، "جنسیت" و ... باشد که می بایست برای هر کدام، یک متغیر تعریف نمود. این متغیرها می توانند بسته به نوع داده خود، هر یک از نوع داده های integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخیره نمایند. لازم به ذکر است که نیازی نیست تمامی متغیرهای موردنیاز در فرآیند، همان ابتدا تعریف شوند؛ بلکه شما قادر خواهید بود در هر زمانی بسته به نیاز، متغیر جدید در فرآیند تعریف کنید.

3. ساخت فرم های پویا (Dynaforms): در مرحله بعد باید فرم های موردنیاز در فرآیند طراحی شوند. ProcessMaker دارای یک محیط فرم ساز پویا و تحت وب است که می توان در آن قسمت فرم هایی سازگار با دستگاه های مختلف (PC، موبایل و تبلت) طراحی نمود. شما می توانید از تمامی کنترل های طراحی وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس میکر استفاده کنید.

4. تخصیص فرم ها به فعالیت ها: پس از ساخت یک فرم می توان آن را به فعالیت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجرای آن فعالیت، این فرم برای کاربر نمایش داده شود.

5. تعریف قوانین مسیریابی (Routing Rule): پس از طراحی مدل فرآیند و ساخت فرم ها، می توان به تعریف قوانین مسیریابی بر روی Gatewayها در مسیر فرآیند اقدام کرد. یک فرآیند ممکن است در مسیر خود به چندین شاخه تقسیم شود که هر یک از شاخه ها در یک شرایط خاص و تعریف شده ای اجرا می شود. این شرط ها بر روی Gatewayهای شرطی موجود در مدل فرآیند نوشته می شوند.

6. تعیین ایفاکنندگان فرآیند: درنهایت، هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند باید به یک یا چند کاربر تخصیص داده شود تا کاربر موردنظر بتواند با دسترسی به فعالیت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس میکر، شما قادر خواهید بود تا فعالیت های موجود در فرآیند را به شیوه موردنظرتان به کاربران سازمان assign کنید. پس از اتمام مراحل پیاده سازی فرآیند، کاربر یا کاربرانی که فعالیت اول فرآیند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طریق کارتابل فرآیندهای خود که در بخش Home محیط پراسس میکر قرار دارد، فرآیند موردنظر را اجرا کنند. پس از ارسال فرم توسط کاربر فعالیت اول، فرآیند مطابق با مدل طراحی شده ادامه پیدا کرده و به کارتابل نفر یا نفرات بعدی ارسال خواهد شد.

• منبع باز بودن: امکان دسترسی به کد منبع و سفارشی‌سازی بر اساس نیازهای سازمان.
• انعطاف‌پذیری: توانایی تطبیق با نیازهای مختلف سازمان‌ها و مقیاس‌پذیری برای پاسخگویی به نیازهای بزرگ و پیچیده.
• پشتیبانی قوی از استانداردها: تضمین می‌کند که فرآیندهای طراحی شده قابلیت انتقال و تعامل با دیگر سیستم‌ها را داشته باشند.
• Camunda BPMS یک ابزار قدرتمند برای سازمان‌ها است که به دنبال بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای تجاری خود هستند و می‌خواهند به یک رویکرد مدرن و انعطاف‌پذیر برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار دست یابند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان نرم افزار BPMS را در سازمان شما فراهم آوریم.

گروه مدیریت فرآیند پارس نرم افزار تایم شیت عملکرد پرسنل و کلیه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در شرکت های مختلفی راه اندازی کرده است. نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) تحت وب است که جهت خودکارسازی و اتوماسیونی کردن فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

امروزه سازمان های زیادی از نرم افزار پروسس میکر برای مدیریت و هوشمندسازی فرآیندهای خود استفاده می کنند و یک سوالی که برای بسیاری از آنان وجود دارد این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن همکاری با سازمان های پروژه محور (شرکت های EPC)، پکیج تایم شیت را با فرآیندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارایه می دهد. با استفاده از این پکیج، پرسنل سازمان می توانند تایم شیت عملکرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت کرده و مشخص کنند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده اند و این تایم شیت را با رویه فرآیندی به مدیر خود ارسال کنند تا تاییدات لازم را اخذ نماید. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد. مدیران سازمان نیز می توانند انواع گزارشات موردنیاز را از اطلاعات ذخیره شده از کارکرد پرسنل در هر روز و پیشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمایند.

جهت آشنایی بیش تر با این نرم افزار می توانید ویدیو تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را نیز مشاهده کنید.