نرم افزار تایم شیت (Timesheet) یک سیستم نرم افزاری مدیریت بر عملکرد و میزان کارکرد پرسنل در سازمان ها است و در راستای مدیریت بر میزان ساعت کارکرد کارکنان در سازمان و یا بر روی پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارتی مدیران در سازمان ها با استفاده از نرم افزار تایم شیت می توانند بر کارکرد هر یک از پرسنل (ساعات کاری، مرخصی، ماموریت، انجام پروژه ها و ...) نظارت دقیق داشته باشند.

یکی از مهم ترین مکان های کاربرد نرم افزار تایم شیت، در شرکت های پروژه محور یا EPC است که سازمان همه روزه بر روی پروژه های مختلفی کار می کند و بدون شک نیاز به مدیریت پیشرفت پروژه ها و ارزیابی میزان عملکرد پرسنل سازمان در انجام و پیشبرد پروژه های مختلف دارد.

پکیج تایم شیت با نرم افزار BPMS

گروه مدیریت فرآیند پارس نرم افزار تایم شیت عملکرد پرسنل و کلیه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در شرکت های مختلفی راه اندازی کرده است. نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) تحت وب است که جهت خودکارسازی و اتوماسیونی کردن فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

امروزه سازمان های زیادی از نرم افزار پروسس میکر برای مدیریت و هوشمندسازی فرآیندهای خود استفاده می کنند و یک سوالی که برای بسیاری از آنان وجود دارد این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن همکاری با سازمان های پروژه محور (شرکت های EPC)، پکیج تایم شیت را با فرآیندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارایه می دهد. با استفاده از این پکیج، پرسنل سازمان می توانند تایم شیت عملکرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت کرده و مشخص کنند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده اند و این تایم شیت را با رویه فرآیندی به مدیر خود ارسال کنند تا تاییدات لازم را اخذ نماید. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد. مدیران سازمان نیز می توانند انواع گزارشات موردنیاز را از اطلاعات ذخیره شده از کارکرد پرسنل در هر روز و پیشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمایند.

جهت آشنایی بیش تر با این نرم افزار می توانید ویدیو تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را نیز مشاهده کنید.

مدیریت مصرف سوخت:

ثبت و پایش میزان مصرف سوخت در وسایل نقلیه یا تجهیزات.

ارائه گزارش‌های دقیق درباره مصرف سوخت به تفکیک زمان، مکان و واحدها.

کنترل موجودی سوخت:

پایش لحظه‌ای موجودی سوخت در مخازن.

هشدار کمبود یا مازاد موجودی برای جلوگیری از تأخیر یا هدررفت.

برنامه‌ریزی سوخت‌رسانی:

خودکارسازی تخصیص سوخت به وسایل نقلیه یا واحدهای مختلف.

ایجاد زمان‌بندی برای سوخت‌گیری و سوخت‌رسانی بهینه.

ردیابی و نظارت بر سوخت:

شفاف‌سازی مسیر حرکت سوخت از تأمین‌کننده تا مصرف‌کننده.

شناسایی هرگونه نشت یا تخلفات احتمالی.

تحلیل و بهینه‌سازی:

تحلیل داده‌های مصرف سوخت برای شناسایی الگوهای هدررفت.

پیشنهاد راهکارهایی برای بهبود کارایی سوخت.

ویژگی‌های کلیدی BPMSخرید  در مدیریت سوخت

اتوماسیون فرآیندها:

حذف کارهای دستی مانند ثبت‌ مصرف یا تخصیص سوخت.

کاهش خطاهای انسانی.

داشبوردهای پیشرفته:

ارائه اطلاعات بلادرنگ درباره مصرف، موجودی و هزینه‌ها.

امکان نظارت توسط مدیران در هر زمان و مکان.

یکپارچگی با سیستم‌های دیگر:

اتصال به سیستم‌های ERP یا GPS برای ردیابی و بهبود فرآیندها.

ادغام با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان.

هشدارها و اعلان‌ها:

ارسال هشدارهای خودکار درباره مصرف غیرعادی، کمبود سوخت یا نیاز به سوخت‌گیری.

تحلیل داده‌های پیشرفته:

استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده برای ارائه تحلیل‌های دقیق و پیش‌بینی مصرف آتی.

مزایای استفاده از BPMS در مدیریت سوخت

کاهش هزینه‌ها:

بهینه‌سازی مصرف سوخت و کاهش هدررفت.

کاهش زمان موردنیاز برای مدیریت سوخت.

افزایش بهره‌وری:

تسهیل مدیریت موجودی و سوخت‌رسانی.

کاهش زمان توقف وسایل نقلیه برای سوخت‌گیری.

بهبود شفافیت و نظارت:

امکان نظارت دقیق‌تر بر مصرف سوخت و جلوگیری از سوءاستفاده‌ها.

ارائه گزارش‌های جامع برای تصمیم‌گیری بهتر.

پایداری محیط زیست:

کاهش مصرف سوخت و بهینه‌سازی فرآیندها برای کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار BPMS  در عملیات بازرگانی

خودکارسازی فرآیندهای تجاری

• پیاده‌سازی فرآیندهای درخواست خرید، سفارش‌گذاری، و مدیریت قراردادها
• حذف کارهای دستی و کاهش زمان انجام عملیات

یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر

• اتصال با سیستم‌های مالی (ERP)، انبارداری، و CRM برای هماهنگی بهتر
• تبادل داده‌ها بین بخش‌های مختلف، از جمله انبار، فروش، و تدارکات

مدیریت و نظارت بر زنجیره تأمین

• پیگیری وضعیت سفارش‌ها از ابتدا تا تحویل کالا
• بهبود همکاری با تأمین‌کنندگان و کاهش تأخیرها

مدیریت اسناد و مستندات

• آرشیو الکترونیکی اسناد بازرگانی شامل فاکتورها، بارنامه‌ها، و قراردادها
• امکان جستجوی سریع و کاهش وابستگی به کاغذبازی

مانیتورینگ و گزارش‌دهی

• ارائه داشبوردهای تحلیلی برای نمایش عملکرد فرآیندها
• گزارش‌گیری لحظه‌ای از وضعیت سفارش‌ها، تحویل کالاها، و پرداخت‌ها

انطباق با قوانین و مقررات

• اطمینان از رعایت قوانین تجاری محلی و بین‌المللی
• ایجاد گزارش‌های موردنیاز برای حسابرسی و بازرسی

نرم افزار تایم شیت (Timesheet) یک سیستم نرم افزاری مدیریت بر عملکرد و میزان کارکرد پرسنل در سازمان ها است و در راستای مدیریت بر میزان ساعت کارکرد کارکنان در سازمان و یا بر روی پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارتی مدیران در سازمان ها با استفاده از نرم افزار تایم شیت می توانند بر کارکرد هر یک از پرسنل (ساعات کاری، مرخصی، ماموریت، انجام پروژه ها و ...) نظارت دقیق داشته باشند.

یکی از مهم ترین مکان های کاربرد نرم افزار تایم شیت، در شرکت های پروژه محور یا EPC است که سازمان همه روزه بر روی پروژه های مختلفی کار می کند و بدون شک نیاز به مدیریت پیشرفت پروژه ها و ارزیابی میزان عملکرد پرسنل سازمان در انجام و پیشبرد پروژه های مختلف دارد.

پکیج تایم شیت با نرم افزار BPMS

گروه مدیریت فرآیند پارس نرم افزار تایم شیت عملکرد پرسنل و کلیه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در شرکت های مختلفی راه اندازی کرده است. نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) تحت وب است که جهت خودکارسازی و اتوماسیونی کردن فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

امروزه سازمان های زیادی از نرم افزار پروسس میکر برای مدیریت و هوشمندسازی فرآیندهای خود استفاده می کنند و یک سوالی که برای بسیاری از آنان وجود دارد این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن همکاری با سازمان های پروژه محور (شرکت های EPC)، پکیج تایم شیت را با فرآیندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارایه می دهد. با استفاده از این پکیج، پرسنل سازمان می توانند تایم شیت عملکرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت کرده و مشخص کنند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده اند و این تایم شیت را با رویه فرآیندی به مدیر خود ارسال کنند تا تاییدات لازم را اخذ نماید. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد. مدیران سازمان نیز می توانند انواع گزارشات موردنیاز را از اطلاعات ذخیره شده از کارکرد پرسنل در هر روز و پیشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمایند.

جهت آشنایی بیش تر با این نرم افزار می توانید ویدیو تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را نیز مشاهده کنید.

مدیریت واردات و صادرات:

• ثبت و پیگیری سفارش‌ها.
• مدیریت اسناد گمرکی و ترخیص کالا.

مدیریت قراردادها و مناقصات:

• بررسی، تأیید، و ذخیره قراردادها.
• پیگیری وضعیت قراردادهای تجاری.

مدیریت ارتباط با تأمین‌کنندگان:

• ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان.
• ارتباط مؤثر و تبادل اطلاعات به‌صورت یکپارچه.

مدیریت پرداخت‌ها و مالی:

• ثبت و پیگیری فاکتورها و پرداخت‌ها.
• یکپارچگی با سیستم حسابداری.

استفاده از BPMSخرید  در عملیات بازرگانی نه تنها به خودکارسازی و ساده‌تر شدن فرآیندها کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود سازمان‌ها در محیط رقابتی بهتر عمل کنند. ابزارهای BPMS قابلیت انطباق با نیازهای خاص هر کسب‌وکار را دارند و برای شرکت‌های بازرگانی در هر اندازه‌ای قابل استفاده هستند.

استفاده از ProcessMakerنرم افزار برای پیاده‌سازی فرآیندها مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مزایا اشاره شده است:

کاهش هزینه و زمان پیاده‌سازی

خودکارسازی فرآیندها: حذف کارهای دستی و زمان‌بر، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری.

توسعه سریع: با رویکرد Low-code و No-code، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را با سرعت بیشتری پیاده‌سازی کنند.

افزایش بهره‌وری سازمانی

کاهش خطاها: استفاده از فرآیندهای دیجیتال و خودکارسازی وظایف باعث کاهش اشتباهات انسانی می‌شود.

بهبود گردش کار: فرآیندهای ساده‌تر و شفاف‌تر باعث افزایش هماهنگی بین واحدهای مختلف می‌شود.

بهینه‌سازی و نظارت بر فرآیندها

داشبوردهای تحلیلی: ارائه گزارش‌های بلادرنگ از عملکرد فرآیندها برای تصمیم‌گیری بهتر.

شناسایی گلوگاه‌ها: امکان بهبود فرآیندها و رفع موانع در چرخه کاری.

مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

پشتیبانی از سازمان‌های کوچک تا بزرگ: ProcessMaker قابلیت انطباق با نیازهای کسب‌وکارهای کوچک تا سازمان‌های بزرگ را دارد.

انعطاف‌پذیری بالا: طراحی فرآیندهای خاص بر اساس نیازهای سازمان.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها

اتصال به ERP، CRM و سایر نرم‌افزارها: ایجاد هماهنگی و تبادل داده‌ها با سیستم‌های دیگر.

پشتیبانی از API: امکان سفارشی‌سازی و توسعه قابلیت‌ها.

سهولت استفاده

رابط کاربری ساده: مناسب برای کاربران غیرمتخصص که نیازی به دانش فنی عمیق ندارند.

آموزش و راه‌اندازی سریع: رابط کاربری بصری و مستندات آموزشی، پیاده‌سازی را سریع‌تر می‌کند.

امنیت و انطباق با قوانین

حفاظت از داده‌ها: استفاده از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته برای حفاظت از اطلاعات حساس سازمان.

رعایت قوانین و مقررات: انطباق با استانداردهای مختلف برای ذخیره و مدیریت داده‌ها.

چندزبانه بودن و دسترسی جهانی

پشتیبانی از زبان‌های مختلف: مناسب برای سازمان‌های بین‌المللی.

دسترسی تحت وب: کاربران می‌توانند از هر مکانی به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشند.

استفاده از ProcessMaker به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را ساده‌تر و کارآمدتر مدیریت کنند. این ابزار با ارائه راهکارهای متنوع و انعطاف‌پذیری بالا، نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان و ایجاد مزیت رقابتی دارد.

استفاده ازنرم افزار ProcessMaker برای پیاده‌سازی فرآیندها مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مزایا اشاره شده است:

کاهش هزینه و زمان پیاده‌سازی

خودکارسازی فرآیندها: حذف کارهای دستی و زمان‌بر، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری.

توسعه سریع: با رویکرد Low-code و No-code، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را با سرعت بیشتری پیاده‌سازی کنند.

افزایش بهره‌وری سازمانی

کاهش خطاها: استفاده از فرآیندهای دیجیتال و خودکارسازی وظایف باعث کاهش اشتباهات انسانی می‌شود.

بهبود گردش کار: فرآیندهای ساده‌تر و شفاف‌تر باعث افزایش هماهنگی بین واحدهای مختلف می‌شود.

بهینه‌سازی و نظارت بر فرآیندها

داشبوردهای تحلیلی: ارائه گزارش‌های بلادرنگ از عملکرد فرآیندها برای تصمیم‌گیری بهتر.

شناسایی گلوگاه‌ها: امکان بهبود فرآیندها و رفع موانع در چرخه کاری.

مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

پشتیبانی از سازمان‌های کوچک تا بزرگ: ProcessMaker قابلیت انطباق با نیازهای کسب‌وکارهای کوچک تا سازمان‌های بزرگ را دارد.

انعطاف‌پذیری بالا: طراحی فرآیندهای خاص بر اساس نیازهای سازمان.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها

اتصال به ERP، CRM و سایر نرم‌افزارها: ایجاد هماهنگی و تبادل داده‌ها با سیستم‌های دیگر.

پشتیبانی از API: امکان سفارشی‌سازی و توسعه قابلیت‌ها.

سهولت استفاده

رابط کاربری ساده: مناسب برای کاربران غیرمتخصص که نیازی به دانش فنی عمیق ندارند.

آموزش و راه‌اندازی سریع: رابط کاربری بصری و مستندات آموزشی، پیاده‌سازی را سریع‌تر می‌کند.

امنیت و انطباق با قوانین

حفاظت از داده‌ها: استفاده از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته برای حفاظت از اطلاعات حساس سازمان.

رعایت قوانین و مقررات: انطباق با استانداردهای مختلف برای ذخیره و مدیریت داده‌ها.

چندزبانه بودن و دسترسی جهانی

پشتیبانی از زبان‌های مختلف: مناسب برای سازمان‌های بین‌المللی.

دسترسی تحت وب: کاربران می‌توانند از هر مکانی به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشند.

استفاده از ProcessMaker به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را ساده‌تر و کارآمدتر مدیریت کنند. این ابزار با ارائه راهکارهای متنوع و انعطاف‌پذیری بالا، نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان و ایجاد مزیت رقابتی دارد.

: ProcessMaker برای طراحی و خودکارسازی فرآیندهای منابع انسانی مانند جذب، ارزیابی، و مدیریت مرخصی.

Bizagi و: Appian برای ایجاد فرآیندهای قابل تنظیم و گزارش‌دهی دقیق.

BPMSخرید  به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چابک‌تر، کارآمدتر و شفاف‌تر عمل کنند و از منابع انسانی به عنوان یک دارایی استراتژیک بهره ببرند.

 استفاده از ابزارهای BPMS در فرآیندهای تدارکات خرید می‌تواند به طور قابل توجهی کارایی و بهره‌وری را افزایش داده و بسیاری از چالش‌های سنتی در مدیریت تأمین و خرید را کاهش دهد. مزایای کلیدی این ابزارها به شرح زیر است:

افزایش سرعت و بهره‌وری

خودکارسازی فرآیندهای مختلف از ثبت درخواست خرید تا تأیید نهایی، زمان انجام فرآیندها را کاهش می‌دهد.

کاهش نیاز به انجام کارهای دستی باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع انسانی می‌شود.

اتوماسیون فرآیندهای خرید

ابزارهای BPMS قادرند فرآیندهای دستی در تدارکات خرید را به‌صورت خودکار انجام دهند. از ثبت درخواست‌های خرید، تأیید سفارش‌ها، مقایسه پیشنهادات تأمین‌کنندگان، تا صدور سفارش‌های خرید، تمامی این مراحل به‌صورت خودکار و با حداقل دخالت انسانی انجام می‌شود. این ویژگی باعث تسریع در انجام فرآیندها و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

بهبود شفافیت و قابلیت پیگیری

تمامی مراحل درخواست‌ها و خریدها در یک سیستم قابل مشاهده و پیگیری هستند.امکان بررسی وضعیت هر مرحله از فرآیند به‌صورت لحظه‌ای فراهم است.

کاهش خطاهای انسانی

استانداردسازی فرآیندها و کاهش وابستگی به ورود دستی اطلاعات، احتمال خطا را کاهش می‌دهد.تأییدهای سیستمی و خودکار تضمین می‌کند که اطلاعات صحیح ثبت شوند.

مدیریت بهتر تأمین‌کنندگان

ابزارهای نرم افزار BPMS امکان ارزیابی و رتبه‌بندی تأمین‌کنندگان را فراهم می‌کنند.پایش مداوم عملکرد تأمین‌کنندگان باعث انتخاب بهتر و بهینه‌سازی زنجیره تأمین می‌شود.

کاهش هزینه‌ها

اتوماسیون فرآیندها و بهینه‌سازی زنجیره تأمین، هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد.امکان تحلیل داده‌ها و شناسایی فرصت‌های صرفه‌جویی مالی وجود دارد.

افزایش انطباق با قوانین و مقررات

ابزارهای BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خرید خود را با قوانین داخلی و خارجی هماهنگ کنند.ایجاد گزارش‌های شفاف برای حسابرسی و بازرسی آسان‌تر است.

بهبود تصمیم‌گیری

داشبوردها و گزارش‌های تحلیلی به مدیران کمک می‌کنند تا بر اساس داده‌های واقعی تصمیم‌گیری کنند.

شناسایی مشکلات و فرصت‌ها در فرآیندهای تأمین و خرید تسهیل می‌شود.

انعطاف‌پذیری در فرآیندها

BPMS امکان تغییر و بهینه‌سازی فرآیندها را به سرعت و بدون نیاز به تغییرات بزرگ در زیرساخت‌ها فراهم می‌کند.سازمان‌ها می‌توانند به سرعت با تغییرات محیطی و نیازهای جدید سازگار شوند.

کاهش کاغذبازی و مدیریت دیجیتال اسناد

ذخیره و مدیریت اسناد مرتبط با قراردادها، سفارش‌ها، و فاکتورها در قالب الکترونیکی امکان‌پذیر است.

کاهش وابستگی به کاغذبازی باعث صرفه‌جویی در منابع و زمان می‌شود.

ارتباط مؤثر بین بخش‌ها 

BPMS با ایجاد یک پلتفرم مشترک، هماهنگی بین بخش‌های مختلف (مانند مالی، خرید و انبار) را بهبود می‌بخشد.انتقال داده‌ها و اطلاعات بین بخش‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود.

بهینه‌سازی مدیریت موجودی

ابزارهای BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا موجودی کالاها و خدمات را بهینه‌سازی کنند. فرآیندهای خرید به‌صورت دقیق‌تر و با توجه به نیازهای واقعی کسب‌وکار انجام می‌شود و از انباشته شدن موجودی‌های اضافی جلوگیری می‌شود.

 تحلیل و گزارش‌گیری دقیق

با استفاده از ابزارهای BPMS، امکان تولید گزارش‌های دقیق و تحلیلی در مورد فرآیندهای خرید و عملکرد تأمین‌کنندگان وجود دارد. این گزارش‌ها می‌توانند شامل تحلیل هزینه‌ها، بررسی فرآیندهای خرید، و شناسایی نقاط ضعف در سیستم‌های موجود باشند. این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بهبود فرآیندهای آینده استفاده می‌شود.

افزایش رضایت کارکنان و تأمین‌کنندگان

با ساده‌تر شدن فرآیندهای خرید و کاهش نیاز به دخالت‌های دستی، کارکنان منابع انسانی و تیم‌های خرید می‌توانند زمان بیشتری را به وظایف ارزشمندتر اختصاص دهند. همچنین، تأمین‌کنندگان با دید بهتر از وضعیت سفارش‌ها و فرآیندها، تجربه مثبتی از همکاری با سازمان خواهند داشت.

نتیجه‌گیری

ابزارهای BPMS در تدارکات خرید، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را ساده‌تر، شفاف‌تر و کارآمدتر کنند. این امر به کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، و بهبود ارتباط با تأمین‌کنندگان منجر می‌شود. استفاده از این ابزارها به‌ویژه برای سازمان‌هایی با حجم بالای خرید و پیچیدگی فرآیندها بسیار مفید است.

افزایش بهره‌وری: کاهش زمان انجام وظایف تکراری و اختصاص منابع به فعالیت‌های استراتژیک.

کاهش خطا: ثبت دقیق داده‌ها و مدیریت متمرکز اطلاعات کارکنان.

ارتقای تجربه کارکنان: ساده‌سازی فرآیندها و ارائه دسترسی راحت‌تر به خدمات منابع انسانی.

تصمیم‌گیری بهتر: ارائه داده‌های جامع برای تحلیل و پیش‌بینی در حوزه منابع انسانی.

کاهش هزینه‌ها: اتوماسیون فرآیندها منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

استفاده مؤثر از معیارهای فرآیند در تجزیه و تحلیل فرآیند کسب‌وکار (BPA) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد فرآیندها را ارزیابی کرده و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند. معیارهای فرآیند می‌توانند شاخص‌های عملکردی (KPIs) مختلفی باشند که به ارزیابی کارایی، بهره‌وری، کیفیت و تاثیر فرآیندها کمک می‌کنند. در اینجا نحوه استفاده مؤثر از این معیارها را توضیح می‌دهیم:

شناسایی معیارهای کلیدی برای فرآیندها (KPIs)

ابتدا باید معیارهایی انتخاب شوند که متناسب با اهداف و نیازهای تجاری باشند. معیارهای فرآیند باید بر اساس پیامدهایی که سازمان از فرآیندها می‌خواهد به دست آورد، طراحی شوند.

مثال‌هایی از KPIs:

زمان تکمیل فرآیند: مدت زمانی که برای تکمیل یک فرآیند خاص نیاز است.

هزینه هر فرآیند: هزینه‌های مربوط به منابع و نیروی انسانی که برای انجام فرآیند استفاده می‌شود.

رضایت مشتری: میزان رضایت مشتری از فرآیندهای انجام‌شده.

کیفیت: نرخ اشتباهات یا نیاز به اصلاحات مجدد در هر فرآیند.

استفاده از منابع: ارزیابی کارایی منابع انسانی یا فناوری در فرآیندها.

جمع‌آوری داده‌های دقیق و قابل اعتماد

برای استفاده مؤثر از معیارهای فرآیند، باید داده‌های دقیق و قابل اعتمادی از تمام مراحل فرآیند جمع‌آوری شود. ابزارهای BPMS مانند ProcessMaker یا Bizagi این امکان را فراهم می‌کنند تا داده‌های دقیق مربوط به هر فرآیند، از جمله زمان، هزینه و منابع استفاده‌شده، به‌طور خودکار ثبت شوند.

مراحل جمع‌آوری داده‌ها:

استفاده از سیستم‌های اتوماسیون برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به زمان‌بندی، فعالیت‌ها و تعاملات در هر مرحله.

استفاده از داشبوردهای تحلیلی برای نمایش و بررسی داده‌ها به‌طور همزمان.

تحلیل معیارها و شناسایی نقاط ضعف

پس از جمع‌آوری داده‌ها، باید این اطلاعات تجزیه و تحلیل شوند تا نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود شناسایی شوند. به عنوان مثال:

گلوگاه‌ها: جایی که فرآیند کند می‌شود یا منابع بیش از حد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نوسانات: تغییرات غیرمنتظره در عملکرد که می‌تواند نشان‌دهنده مشکل یا عدم ثبات در فرآیند باشد.

ابزارهای تحلیل:

تحلیل روند: شناسایی الگوهای زمانی در داده‌ها (مثلاً زمان انجام فرآیندها).

تحلیل علت و معلول (Fishbone): بررسی علل اصلی مشکلات در فرآیند.

نمودارهای Pareto: شناسایی مشکلات اصلی که بیشترین تأثیر را در فرآیند دارند.

استفاده از معیارها برای پیش‌بینی و بهینه‌سازی

با استفاده از معیارهای فرآیند و تحلیل‌های انجام‌شده، می‌توان فرآیندها را بهینه‌سازی کرد. این کار شامل طراحی تغییرات و بهبودهایی است که نتایج بهتر و کارایی بیشتر را به همراه داشته باشد.

نحوه بهینه‌سازی:

مراحل زائد را حذف کنید: شناسایی و حذف فعالیت‌های غیرضروری که به فرآیند هیچ ارزشی اضافه نمی‌کنند.

اتوماسیون فعالیت‌ها: فرآیندهایی که می‌توانند خودکار شوند را با استفاده از BPMS به‌طور کامل اتوماسیون کنید.

معیارهای جدید: معیارهای جدیدی برای فرآیندهایی که نیاز به بازنگری دارند، ایجاد کنید تا کیفیت و کارایی بهبود یابد.

نظارت و ارزیابی مستمر

استفاده مؤثر از معیارهای فرآیند به معنای نظارت مستمر و ارزیابی مجدد فرآیندها است. باید معیارها به‌طور مرتب اندازه‌گیری و تحلیل شوند تا از استمرار بهبود اطمینان حاصل شود.

نحوه نظارت:

داشبوردهای تحلیلی: استفاده از داشبوردهای اجرایی که به‌طور لحظه‌ای اطلاعات مربوط به فرآیندها را ارائه می‌دهند.

گزارش‌های دوره‌ای: تهیه گزارش‌های منظم برای ارزیابی پیشرفت و مقایسه با اهداف تعیین‌شده.

ارزیابی تأثیر تغییرات

 https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

پس از اعمال تغییرات یا بهبودهای فرآیند، باید ارزیابی کرد که آیا این تغییرات تأثیر مثبتی بر معیارهای انتخاب‌شده داشته‌اند یا خیر. این ارزیابی باید به‌طور مرتب انجام شود تا تغییرات درستی انجام شود.

مثال ارزیابی تأثیر:

اگر زمان تکمیل فرآیند کاهش یابد، آیا هزینه‌ها به همان اندازه کاهش پیدا کرده‌اند؟

آیا رضایت مشتری افزایش یافته است؟

آیا کیفیت فرآیندها بدون افزایش هزینه‌ها بهبود یافته است؟

نتیجه‌گیری

استفاده مؤثر از معیارهای فرآیند در تجزیه و تحلیل کسب‌وکار می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند، بهره‌وری را افزایش دهند و هزینه‌ها را کاهش دهند. کلید موفقیت در اینجا، شناسایی معیارهای مناسب، جمع‌آوری داده‌های دقیق، تحلیل عمیق داده‌ها، و اعمال بهبودهای مستمر است.

استفاده از ابزارهای BPMS در حوزه تدارکات خرید می‌تواند به بهبود فرآیندهای خرید، مدیریت قراردادها و تأمین منابع کمک کند. این ابزارها با اتوماسیون، شفاف‌سازی و پیگیری دقیق فرآیندها باعث کاهش زمان و هزینه‌ها می‌شوند. در ادامه، چند نمونه از ابزارهای BPMS که در مدیریت تدارکات خرید کاربرد دارند، معرفی شده‌اند:

ProcessMaker

ویژگی‌ها:

اتوماسیون فرآیندهای خرید از ثبت درخواست‌ها تا تأیید نهایی.

طراحی فرآیندهای گردش کار (Workflow) مرتبط با تأمین و تدارکات.

مدیریت اسناد و قراردادها در قالب الکترونیکی.

کاربرد: ثبت و پیگیری درخواست‌های خرید، ارزیابی تأمین‌کنندگان، و مدیریت چرخه تأمین.

Bizagi

ویژگی‌ها:

ایجاد مدل‌های بصری برای فرآیندهای تأمین و تدارکات.

امکان نظارت بر پیشرفت سفارش‌ها و ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان.

ارائه گزارش‌های تحلیلی برای تصمیم‌گیری بهتر.

کاربرد: مدیریت زنجیره تأمین و تسریع در فرآیندهای خرید.

Kissflow Procurement Cloud

ویژگی‌ها:

مخصوص تدارکات و مدیریت خرید طراحی شده است.

فرآیندهای خودکارسازی شده شامل تهیه درخواست‌ها، مقایسه پیشنهادها، و صدور سفارش خرید.

قابلیت ادغام با سیستم‌های ERP برای مدیریت بهتر داده‌ها.

کاربرد: ساده‌سازی فرآیند خرید و کاهش زمان انجام معاملات.

Appian

ویژگی‌ها:

ایجاد و بهینه‌سازی فرآیندهای تدارکات.

قابلیت استفاده از هوش مصنوعی برای ارزیابی تأمین‌کنندگان.

داشبوردهای تحلیلی برای نظارت بر هزینه‌ها و زمان‌بندی‌ها.

کاربرد: مدیریت هزینه‌ها و پیش‌بینی نیازهای آینده.

Nintex

ویژگی‌ها:

طراحی فرآیندهای گردش کار برای خرید و تأمین.

ابزارهای مدیریت مستندات و خودکارسازی وظایف.

ارائه گزارش‌های جامع برای تصمیم‌گیری.

کاربرد: مدیریت درخواست‌های خرید، موافقت‌نامه‌ها، و تأمین مالی.

Oracle BPM Suite

ویژگی‌ها:

یکپارچگی با سیستم‌های ERP (مانند Oracle ERP) برای مدیریت جامع داده‌ها.

ابزارهای قدرتمند برای تحلیل فرآیندهای خرید و بهینه‌سازی آن‌ها.

مناسب برای سازمان‌های بزرگ با فرآیندهای پیچیده تأمین.

کاربرد: مدیریت متمرکز زنجیره تأمین و فرآیندهای خرید.

Camunda

ویژگی‌ها:

مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار با استفاده از استاندارد BPMN.

مناسب برای مدیریت جریان‌های کاری پیچیده در تدارکات.

قابلیت ادغام با سایر سیستم‌ها برای افزایش کارایی.

کاربرد: تسهیل فرآیندهای تصمیم‌گیری در خرید و مدیریت تأمین.

مزایای استفاده از ابزارهای BPMS در تدارکات خرید

کاهش زمان: اتوماسیون مراحل مختلف باعث تسریع در ثبت، تأیید، و انجام سفارش‌ها می‌شود.

افزایش شفافیت: پیگیری وضعیت سفارش‌ها و قراردادها در لحظه.

کاهش هزینه‌ها: حذف فرآیندهای دستی و غیرضروری و کاهش اشتباهات.

بهبود عملکرد تأمین‌کنندگان: امکان ارزیابی و نظارت بر تأمین‌کنندگان به کمک گزارش‌های دقیق.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نتیجه‌گیری

این ابزارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای تأمین و خرید خود را بهینه کنند و بهره‌وری بیشتری در مدیریت زنجیره تأمین داشته باشند. انتخاب ابزار مناسب بستگی به نیازها و پیچیدگی فرآیندهای هر سازمان دارد.

ورژن 4 نرم افزار ProcessMaker که با ظاهر و ساختار کاملا متفاوتی با نسخه های قبلی آن ارایه شده است، به مرور زمان در حال مطرح شدن در سازمان ها است. این نرم افزار از قدرت امنیتی بالاتر، امکانات بیش تر در مدل سازی فرآیندها با BPMN2.0، ظاهر و داشبوردهای کاربر پسند و توانمندی های بالایی برخوردار است. محیط اجرا و طراحی فرآیندها و فرم ساز پراسس میکر 4 به کلی با ورژن های قبلی متفاوت بوده و در نتیجه یک نرم افزار BPMS کاملا جدید به حساب می آید. جهت نصب و راه اندازی این نسخه از نرم افزار ProcessMaker می توانید آن را از این لینک دانلود و نصب پروسس میکر 4 دریافت نمایید.

فارسی ساز ورژن 4 نرم افزار ProcessMaker یک ماژول نرم افزاری است که برای ترجمه و تغییر زبان و رابط کاربری نرم افزار پراسس میکر نسخه 4 به زبان فارسی استفاده می‌شود. به عبارتی این ماژول نرم افزاری به کاربران این امکان را می دهد تا بدون نیاز به دانش فنی و برنامه نویسی، محیط پروسس میکر 4 و فرم های فرآیندها را به صورت کاملا فارسی و راست چین مشاهده کنند. این ابزار شامل فایل ‌های ترجمه و قالب‌ های رابط کاربری است که برای این منظور به صورت تعبیه شده در نرم افزار ProcessMaker وجود دارند.

https://parsbpms.com/products/processmaker4-persian-module

گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه ماژول فارسی ساز نرم افزار پروسس میکر 4، امکان بومی سازی و فارسی سازی این نرم افزار را برای سازمان ها و کاربران ایرانی فراهم کرده است. این فارسی ساز با طراحی و محیطی فارسی و کاربرپسند، می تواند به سازمان ها و مدیران کمک کند تا نرم افزار پراسس میکر 4 را به عنوان یک نرم افزار BPMS بومی و فارسی در سازمان خود راه اندازی و اجرایی نمایند.

از دیگر خدمات ما در گروه مدیریت فرآیند پارس در زمینه نرم افزار پروسس میکر 4 می توان به برگزاری دوره آموزشی ساخت فرآیند در ورژن 4 پراسس میکر و همچنین خدمات پیاده سازی و ساخت فرآیند در این نرم افزار اشاره کرد.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. یک نرم افزار BPMS به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را تحت نرم افزار به صورت سیستماتیک و بهینه شده تحلیل، مدلسازی و در نهایت راه اندازی و اجرا کرده و بهبود دهد. به عبارت دیگر، نرم افزار BPMS می تواند فرآیندها و فرم های سازمان شما را تحت نرم افزار، خودکارسازی نماید. با خرید نرم افزار bpms گروه مدیریت فرآیند پارس و راه اندازی آن، ضمن حضور این گروه در سازمان شما و بررسی و مطالعه فرآیندهای کسب و کار سازمان، اقدام به تحلیل، مدلسازی و در نهایت پیاده سازی و مکانیزه کردن فرآیندها در سازمان می کند.

نرم افزار BPMS مدیریت فرآیند پارس از طریق یک پنل فرآیند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدودیت تعداد کاربر و تعداد فرآیند)، امکان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان شما فراهم می سازد. بدین صورت که شما می توانید فرآیندهای خود را با استاندارد BPMN 2.0 در این نرم افزار مدل سازی کرده و همچنین فرم های مربوط به هر قسمت از فرآیند را در محیط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافیکی و ویژوالی به راحتی طراحی کنید. سازمان ها می توانند کلیه فرآیندهای موجود در سازمان را در سیستم مدیریت فرآیند پارس طراحی و پیاده سازی نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست های خود را در قالب فرآیند از طریق سیستم کامپیوتری، تبلت و یا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنین امکان رهگیری و پیگیری فرآیندها و درخواست های ارسالی نیز به راحتی توسط افراد در نرم افزار BPMS امکان پذیر خواهد بود.

مدیریت فرآیند پارس با ارایه خدمات مشاوره، تحلیل، پیاده سازی و نرم افزاری، یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) را در سازمان به طور کامل راه اندازی کرده و به پرسنل سازمان امکان اجرای فرآیندها و ثبت درخواست های خود را در هر زمان و مکانی می دهد تا افراد بتوانند از وضعیت لحظه به لحظه درخواست های خود مطلع گردند و گامی موثر در راستای هوشمندسازی سازمان خود بردارند.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نرم افزار تایم شیت (Timesheet) یک سیستم نرم افزاری مدیریت بر عملکرد و میزان کارکرد پرسنل در سازمان ها است و در راستای مدیریت بر میزان ساعت کارکرد کارکنان در سازمان و یا بر روی پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارتی مدیران در سازمان ها با استفاده از نرم افزار تایم شیت می توانند بر کارکرد هر یک از پرسنل (ساعات کاری، مرخصی، ماموریت، انجام پروژه ها و ...) نظارت دقیق داشته باشند.

نرم‌افزار TimeSheet در ProcessMaker ابزاری برای مدیریت و پیگیری زمان‌های صرف شده در فعالیت‌های مختلف توسط کارکنان است. این ماژول به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری را افزایش دهند و هزینه‌ها را بهینه کنند. در اینجا به مزایای استفاده از TimeSheet در ProcessMaker اشاره می‌کنم:

پیگیری دقیق زمان‌ها

TimeSheet به کارکنان امکان می‌دهد تا زمان صرف شده روی وظایف مختلف را به صورت دقیق ثبت کنند. این اطلاعات می‌تواند به مدیران کمک کند تا بهره‌وری کارکنان را ارزیابی کرده و منابع را بهینه‌تر تخصیص دهند.

گزارش‌دهی دقیق

 با استفاده از TimeSheet، می‌توان گزارش‌های دقیقی از زمان‌های صرف شده روی پروژه‌ها، فعالیت‌ها و وظایف مختلف تهیه کرد. این گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا عملکرد تیم‌ها و پروژه‌ها را به طور کامل بررسی کنند.

مدیریت هزینه‌ها

 TimeSheet به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های مرتبط با زمان صرف شده روی پروژه‌ها و وظایف مختلف را به دقت محاسبه کنند. این امر می‌تواند به بهبود بودجه‌بندی و کاهش هزینه‌های اضافی کمک کند.

افزایش شفافیت

 TimeSheet به افزایش شفافیت در سازمان کمک می‌کند. با ثبت دقیق زمان‌های کاری، مدیران و کارکنان می‌توانند بهتر به تفاوت‌ها و شکاف‌ها در بهره‌وری و عملکرد پی ببرند و اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند.

خرید bpms

افزایش بهره‌وری: کاهش زمان انجام وظایف تکراری و اختصاص منابع به فعالیت‌های استراتژیک.

کاهش خطا: ثبت دقیق داده‌ها و مدیریت متمرکز اطلاعات کارکنان.

ارتقای تجربه کارکنان: ساده‌سازی فرآیندها و ارائه دسترسی راحت‌تر به خدمات منابع انسانی.

تصمیم‌گیری بهتر: ارائه داده‌های جامع برای تحلیل و پیش‌بینی در حوزه منابع انسانی.

کاهش هزینه‌ها: اتوماسیون فرآیندها منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.

اتوماسیون فرآیندهای تکراری:

BPMS فرآیندهای وقت‌گیری مانند ثبت مرخصی‌ها، مدیریت حضور و غیاب، و پیگیری درخواست‌های کارمندان را خودکار می‌کند.این امر منجر به صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

بهبود فرآیند جذب و استخدام:

BPMS می‌تواند فرآیندهای جذب نیرو را از زمان درخواست شغل تا مصاحبه و جذب، خودکار و یکپارچه کند. ردیابی و مدیریت متقاضیان در سیستم به صورت دقیق‌تر انجام می‌شود.

مدیریت ارزیابی عملکرد:

BPMSنرم افزار فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان را ساختاریافته و شفاف می‌سازد.گزارش‌ها و داده‌های تولیدشده به مدیران در تصمیم‌گیری‌های بهتر کمک می‌کند.

پیگیری و مدیریت آموزش کارکنان:

BPMS می‌تواند برنامه‌های آموزشی را برنامه‌ریزی و پیگیری کند.همچنین امکان ارزیابی تأثیر آموزش‌ها بر عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.

مدیریت درخواست‌های کارمندان:

درخواست‌های کارکنان (مانند وام، مرخصی، یا تغییر شیفت) به‌صورت دیجیتالی ثبت و پیگیری می‌شود.این فرآیند به کاهش بوروکراسی و تسریع پاسخگویی کمک می‌کند.

ایجاد شفافیت در ارتباطات:

با استفاده از BPMS، اطلاع‌رسانی به کارکنان و ردیابی بازخوردها ساده‌تر می‌شود.تمام تعاملات در یک پلتفرم واحد ثبت می‌شود که باعث شفافیت و کاهش سوءتفاهم‌ها می‌گردد.

انطباق با قوانین و مقررات:

BPMS کمک می‌کند تا فرآیندهای منابع انسانی مطابق با مقررات کار، مالیات، و سایر الزامات قانونی باشد.همچنین این سیستم مستندسازی و گزارش‌دهی را تسهیل می‌کند.