بهینه‌سازی فرآیندهای نگهداری و تعمیرات (PM): BPMS امکان پیاده‌سازی فرآیندهای نگهداری دوره‌ای و پیشگیرانه را فراهم می‌کند. این به جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی و افزایش عمر ماشین‌آلات کمک می‌کند.

ردیابی و مانیتورینگ لحظه‌ای تجهیزات: امکان پیگیری وضعیت ماشین‌آلات و تجهیزات به‌صورت (Real-time) فراهم می‌شود. این ردیابی شامل وضعیت عملیاتی، نیاز به تعمیرات و دیگر اطلاعات مرتبط است.

خودکارسازی درخواست‌های تعمیر و نگهداری: درخواست‌های مربوط به تعمیرات یا نگهداری به صورت خودکار از طریق سیستم ثبت و به تیم‌های مربوطه ارجاع داده می‌شود. این کار موجب صرفه‌جویی در زمان و بهبود بهره‌وری می‌شود.

مدیریت و مستندسازی هزینه‌ها: BPMS امکان ثبت دقیق هزینه‌های نگهداری، تعمیرات و بهره‌برداری را فراهم می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا برآوردهای دقیق از هزینه‌ها داشته باشند.

بهبود تصمیم‌گیری با داده‌های دقیق  نرم افزار BPMS به دلیل قابلیت تجزیه‌وتحلیل داده‌های مربوط به عملکرد ماشین‌آلات و هزینه‌های مرتبط، به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند. این داده‌ها شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ماشین‌آلات نیز می‌شود.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: این نرم‌افزارها اغلب با سیستم‌های ERP و دیگر سیستم‌های سازمانی یکپارچه می‌شوند تا داده‌ها و فرآیندها به صورت هم‌زمان و هماهنگ در سراسر سازمان اجرا شوند.