سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، ابزاری برای طراحی و بهینه سازی سیستماتیک فرآیندهای کسب و کار است. این ابزار قادر به مدل سازی، پیاده سازی و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار با هدف ایجاد حداکثر کارایی و اثربخشی، حداقل خطا و جلوگیری از گم شدن روابط هستند. با بلوغ سیاست های BPM، ابزارهای متنوعی برای سازمان ها در سطح جهان ارائه شده است. همزمان با ظهور این ابزارها و تنوع بالای فواید و قابلیت های هرکدام، چالش پیدا کردن مناسب ترین BPMS همواره خودنمایی می کند.
در این مطلب سعی داریم تعدادی از محبوب ترین و معروف ترین ابزارهای BPMS جهانی را معرفی کنیم و سپس مقایسه ای بین این ابزارها از نظر متریک های مقایسه ای ارائه دهیم. این مقایسه در انتخاب ابزار مناسب با نیازها و ویژگی های بومی BPMS، کمک شایانی به خریداران و استفاده کنندگان نرم افزار BPMS خواهد کرد.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App
امروزه اکثر BPMS ها قادر به پشتیبانی از پیچیدگی های مورد نیاز و ویژگی های جدید و عمومی مثل user-friendly بودن،‌ مبتنی بر cloud بودن و پشتیبانی از یکپارچه سازی با ابزارهای مختلف هستند، اما باز هم از جهت برخی خصوصیات کلیدی و جزيی تفاوت هایی بین آنها وجود دارد.
مطالعه G2 Crowd  مروری جامع و مقایسه ای بر روی رایج ترین ابزارهای  BPMSدنیا  با توجه به نوع سازمان ها انجام داده است. بر این اساس و با توجه به ماهیت سازمان، انتخاب ابزار مناسب کاری آسان خواهد بود.
پنج ابزاری که به عنوان محبوب ترین BPMS های جهانی شناخته شده اند، به قرار زیر هستند:
１-    Bizagi:
یک سیستم قدرتمند مدیریت فرآیند است که سه محصول مجزا ارائه می دهد:  Bizagi modeler, Bizagi studioو Bizagi engine. دارای آیتم  on-premise است و از cloud هم پشتیبانی می کند. مدل سازی این ابزار هم بر مبنای BPMN2 است که یک گزینه مناسب برای طراحان فرآیند می باشد. برنامه های Bizagi Studio و Bizagi Modeler رایگان هستند، اما Bizagi Engine براساس تعداد کاربر دارای هزینه است.
２-    ProcessMaker:
ابزاری برای طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار و جریان کارها است. این ابزار دارای سه ویژگی شاخص متن باز بودن (open source)،  on-premise بودن و پشتیبانی از cloud است. در میان ابزارهای دیگر BPMS به ندرت می توان ابزاری را یافت که از هر سه این ویژگی ها پشتیبانی کند. ProcessMaker یک گزینه خوب برای استفاده شرکت ها، ارگان های دولتی و سازمان های آموزشی است. طراحی فرآیند بر اساس استاندارد BPMN2 انجام می شود که برای اکثر فعالان این حوزه آشنا و قابل فهم است.
این ابزار دارای دو نسخه Community و Enterprise است که اولی رایگان و دومی غیررایگان می باشد. ویژگی متن باز بودن ProcessMaker این امکان را برای سازمان ها فراهم می سازد تا بتوانند آن را به عنوان به راحتی خصوصی سازی نمایند. با توجه به رایگان و متن باز بودن، این ابزار برای سازمان های ایرانی (در شرایط فعلی تحریم ها) می تواند یکی از بهترین گزینه ها به حساب رود.
３-    Kissflow:
ویژگی شاخص این ابزار، راحتی استفاده از آن به دلیل عدم وابستگی به کم ترین میزان کد نویسی است. در واقع برای کار با این ابزار، نیاز به دانستن و مهارت در هیچ زبان برنامه نویسی نیست. تمام کدها را حذف کرده و قابلیت استفاده برای هر کسی را دارد. طراحی جریان کارها به وسیله drag and drop انجام می شود و نیاز به دانستن هیچ زبانی برای طراحی فرم و فرآیند نیست. واسط کاربری بسیار راحت و روانی دارد و می تواند انواع چالش های فرآیند را پاسخ گو باشد (مثل قابلیت یکپارچه سازی و ‌شرایط خاصی برای تنظیمات سفارشی)
４-    ZohoCreator:
یک ابزار low-code برای سکوهای موبایل تبلت و وب است. این ابزار برای محصولات مبتنی بر cloud بسیار شناخته شده است و می تواند فرآیندها را خیلی راحت و با کد بسیار کم ایجاد نماید.
５-    Nintex:
یک ابزار مبتنی بر Sharepoint  برای طراحی وخودکارسازی فرآیندها است. طراحی فرایند در این ابزار مبتنی بر BPMN نیست. به تازگی نیز از آیتم Cloud پشتیبانی می کند.

مدیریت فرایند کسب و کار یا Business Process Management  یا  BPM رشته ای است که شامل ترکیبی از مدل سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه گیری و بهینه سازی جریان فعالیت های تجاری برای حمایت از اهداف سازمانی، کارکنان، مشتریان و همکاران در داخل و خارج از مزهای سازمانی می‌باشد.

یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌ تر یعنی رضایت مشتری برسد. BPM تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آنها را بهبود دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.

بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار (BPM) مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

افزایش بهره‌وری: با بهینه‌سازی فرآیندها، مراحل غیرضروری حذف می‌شوند و وظایف به شکل موثرتری انجام می‌شوند، که به افزایش بهره‌وری کارکنان منجر می‌شود.

کاهش هزینه‌ها: از طریق بهبود فرآیندها و حذف فعالیت‌های بی‌ارزش، هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.

افزایش کیفیت: بهینه‌سازی فرآیندها می‌تواند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده منجر شود، زیرا خطاها و نواقص کمتری رخ می‌دهد.

بهبود انعطاف‌پذیری: سازمان‌ها می‌توانند سریع‌تر به تغییرات بازار یا نیازهای مشتریان پاسخ دهند، زیرا فرآیندهای بهینه‌شده انعطاف‌پذیرتر هستند.

ارتقای رضایت مشتری: با بهبود کیفیت و کاهش زمان تحویل محصولات و خدمات، سطح رضایت مشتریان افزایش می‌یابد.

شفافیت بیشتر: فرآیندهای بهینه‌شده معمولاً به‌طور دقیق‌تری مستند می‌شوند که این باعث افزایش شفافیت در سازمان می‌شود.

مدیریت بهتر منابع: با بهینه‌سازی فرآیندها، منابع به‌طور کارآمدتری تخصیص داده می‌شوند و از هدررفت آنها جلوگیری می‌شود.

کاهش زمان انجام کارها: با کاهش تعداد مراحل و بهینه‌سازی جریان کار، زمان انجام پروژه‌ها و فعالیت‌ها کاهش می‌یابد.

افزایش رقابت‌پذیری: سازمانی که فرآیندهای بهینه‌تری دارد، می‌تواند به شکلی موثرتر و کارآمدتر در بازار رقابت کند.

بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و در بازارهای پویا و رقابتی موفق‌تر عمل کنند.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید. این مزیت که سازمان می تواند با کمترین هزینه یک نرم افزار BPMS را با هر تعداد کاربر و فرآیندی راه اندازی کند، یک مزیت بزرگ برای بسیاری از سازمان ها تلقی می گردد.

یکپارچه‌سازی و گزارش‌گیری با ProcessMaker می‌تواند به شما کمک کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار و کارآمد کنید. ProcessMaker یک پلتفرم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) است که به شما اجازه می‌دهد فرآیندهای پیچیده را به صورت بصری طراحی، اجرا و نظارت کنید. برای یکپارچه‌سازی و گزارش‌گیری با استفاده از ProcessMaker، می‌توانید از مراحل زیر استفاده کنید:

طراحی فرآیندها: با استفاده از ابزارهای گرافیکی ProcessMaker، فرآیندهای کسب و کار خود را طراحی کنید. این فرآیندها می‌توانند شامل وظایف، فرم‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و تعاملات مختلف باشند.

اتصال به منابع داده: برای یکپارچه‌سازی، می‌توانید ProcessMaker را به سیستم‌ها و منابع داده‌های مختلف متصل کنید. این اتصالات می‌توانند شامل پایگاه‌های داده، وب‌سرویس‌ها و سیستم‌های ERP باشند.

تعریف APIها: برای ارتباط با سیستم‌های خارجی، می‌توانید از APIهای ProcessMaker استفاده کنید. این APIها به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها را از سیستم‌های مختلف بازیابی یا به آنها ارسال کنید.

بهترین راهکار برای مقابله با این چالش‌ها، استفاده از نرم افزار BPMS است؛ سیستم BPMS با ایجاد بستری منسجم و استاندارد برای طراحی، مدلسازی، خودکارسازی، مدیریت و بهبود فرایندها، امکان خودکارسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند، که این امر افزایش کارایی، افزایش سرعت و دقت فرایندها، کاهش هزینه‌های اجرای فرایندها و همچنین افزایش شفافیت آن‌ها را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار BPMS عبارت‌اند از:

• طراحی و مدلسازی فرایندها
• مدیریت و خودکارسازی فرایندها
• بهینه‌سازی و اصلاح فرایندها
• طراحی و استفاده از فرم‌های آنلاین
• یکپارچگی و اتصال به سایر سامانه‌های سازمان
• فراخوانی اطلاعات و داده‌ها از سایر سامانه‌ها (مانند حضور و غیاب)
• گزارش‌گیری از فرایندها و اطلاعات و داده‌های موجود در آن‌ها

BPMN به معنای "مدل‌سازی نمودار فرآیندهای کسب و کار" است. BPMN اختصاری از "Business Process Model and Notation" یا مدل و نمایش فرآیندهای کسب و کار است. این استاندارد گرافیکی برای توصیف فرآیندهای کسب و کار در یک نمودار استفاده می‌شود و برای ارتباط و درک بهتر بین تیم‌های مختلف در سازمان‌ها مفید است.

BPMN ابزارهایی هستند که به شما امکان می‌دهند فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت گرافیکی با استفاده از نمادها و علائم معینی که در استاندارد BPMN تعریف شده‌اند، مدل‌سازی کنید. این نرم‌افزارها امکاناتی را ارائه می‌دهند که به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کاری خود را به صورت مفهومی و قابل فهم برای همه اعضای سازمان مدل‌سازی و ارتقاء دهید.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

ویژگی‌های مهم BPMN

گرافیکی و قابل فهم بودن: این نرم‌افزارها از نمادها و علائم گرافیکی استفاده می‌کنند که برای توصیف فرآیندهای کاری به طور واضح و قابل فهم استفاده می‌شوند.

قابلیت سهولت در مدل‌سازی: این ابزارها به شما امکان می‌دهند به سادگی فرآیندهای کاری خود را مدل‌سازی کرده و آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید.

قابلیت توسعه و تغییر: BPMN باید امکاناتی برای تغییر و بهبود مدل‌های فرآیندهای کاری فراهم کنند.

امکان تولید خودکار مستندات: برخی از این نرم‌افزارها امکاناتی دارند که به شما کمک می‌کنند تا مستندات مربوط به فرآیندهای کاری خود را به صورت خودکار تولید کنید.

BPMN معمولاً از محیط‌های گرافیکی کاربرپسندی برخوردارند که به کاربران امکان می‌دهند با سهولت مدل‌سازی فرآیندهای کاری خود را طراحی و به اشتراک بگذارند.

طراحی و مدل‌سازی فرآیندها: این ابزارها به کاربران اجازه می‌دهند تا فرآیندهای مختلف کسب و کار را به صورت گرافیکی طراحی و مدل‌سازی کنند.

اجرا و اتوماسیون: BPMS قادر به اجرای خودکار فرآیندها با استفاده از قوانین و قواعد تعریف شده است. این بدان معناست که بسیاری از وظایف روتین و تکراری به صورت خودکار انجام می‌شود.

پایش و کنترل: BPMS به شما امکان پایش بهتر بر روی فرآیندهای کسب و کارتان را می‌دهد، که این به شما کمک می‌کند تا مشکلات را زودتر شناسایی و رفع کنید و عملکرد کسب و کار را بهبود بخشید.

گزارش‌گیری و تحلیل: این نرم‌افزارها قادرند به شما گزارشات مفید و تحلیل‌های جامع در مورد عملکرد فرآیندهای کسب و کارتان ارائه دهند که می‌تواند بهترین تصمیم‌گیری را برای بهبود آن‌ها فراهم کند.

به طور کلی، BPMS به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کارتان را بهبود بخشیده و به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نرم‌افزار مدیریت ماشین‌آلات و تجهیزات بر پایه BPMS قابلیت‌هایی برای بهینه‌سازی، کنترل و مدیریت موثر تجهیزات در سازمان‌ها ارائه می‌دهد. در ادامه، به قابلیت‌های کلیدی این نرم‌افزار می‌پردازیم:

1. برنامه‌ریزی نگهداری پیشگیرانه و تعمیرات (PM)
این نرم‌افزارها امکان تنظیم برنامه‌های نگهداری پیشگیرانه را فراهم می‌کنند تا سازمان‌ها از خرابی‌های ناگهانی جلوگیری کنند و عمر تجهیزات را افزایش دهند. این قابلیت شامل ایجاد زمان‌بندی و اطلاع‌رسانی خودکار به کارکنان برای نگهداری دوره‌ای می‌شود.

2. ردیابی و مانیتورینگ بلادرنگ تجهیزات
امکان نظارت بر وضعیت لحظه‌ای تجهیزات و ماشین‌آلات، از جمله دما، زمان کارکرد، و دیگر پارامترهای کلیدی را فراهم می‌کند. این داده‌ها می‌توانند به مدیران کمک کنند تا وضعیت هر دستگاه را بررسی کرده و مشکلات را به سرعت شناسایی و رفع کنند.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

3. خودکارسازی درخواست‌های تعمیرات و ارجاع کارها
این نرم‌افزار فرآیندهای تعمیر و نگهداری را خودکار می‌کند و درخواست‌های تعمیرات را به تیم‌های مربوطه ارجاع می‌دهد. از این طریق زمان پاسخگویی کاهش یافته و فرآیند بهبود می‌یابد.

4. مدیریت موجودی قطعات و تجهیزات
نرم‌افزار به کاربران امکان می‌دهد موجودی قطعات یدکی را کنترل و نظارت کنند و در صورت نیاز سفارش دهند. این قابلیت به جلوگیری از کمبود قطعات و بهینه‌سازی هزینه‌ها کمک می‌کند.

5. تحلیل و گزارش‌گیری پیشرفته
ارائه گزارش‌های دقیق و تحلیل عملکرد تجهیزات و فرآیندهای نگهداری یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های BPMS است. مدیران می‌توانند با تحلیل داده‌ها تصمیمات بهتری بگیرند و برنامه‌های نگهداری را بر اساس شاخص‌های عملکردی (KPI) بهبود دهند.

6. مدیریت چرخه عمر تجهیزات
BPMS با ثبت تمامی اطلاعات و سوابق ماشین‌آلات، از جمله تاریخچه تعمیرات، عمر مفید و هزینه‌های نگهداری، به سازمان‌ها امکان می‌دهد که چرخه عمر تجهیزات خود را به طور موثر مدیریت کنند.

7. یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی
BPMS قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌های ERP، CRM و نرم‌افزارهای مالی را دارد. این یکپارچگی منجر به هماهنگی و جریان داده‌ها در سراسر سازمان و بهبود روند تصمیم‌گیری می‌شود.

8. ارتقاء تجربه کاربری و تعامل تیمی
سیستم BPMS قابلیت ثبت و پیگیری تمام وظایف، ارجاعات و اقدامات انجام‌شده را داراست و این امر باعث افزایش تعامل و هماهنگی تیم‌ها در مدیریت ماشین‌آلات می‌شود.

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

• وب‌سرویس‌ها و API: استفاده از APIها برای تبادل اطلاعات به صورت خودکار بین BPMS (خرید BPMS)و نرم‌افزار حسابداری.
• پایگاه داده مشترک: استفاده از یک پایگاه داده مرکزی که هر دو سیستم به آن متصل باشند.
• استفاده از ابزارهای ETL: برای انتقال داده‌ها و انجام عملیات تبدیل و یکسان‌سازی.

 نکات مهم در ارتباط BPMS با حسابداری 

• انتخاب نرم‌افزارهای سازگار: اطمینان از این که هر دو نرم‌افزار از پروتکل‌ها و استانداردهای یکسانی برای تبادل اطلاعات پشتیبانی می‌کنند.
• امنیت داده‌ها: اطمینان از این که انتقال داده‌ها به صورت امن و با رعایت پروتکل‌های امنیتی انجام می‌شود.
• پشتیبانی و نگهداری: برنامه‌ریزی برای پشتیبانی و بروزرسانی منظم سیستم‌ها جهت حفظ سازگاری و عملکرد بهینه.

بهینه‌سازی فرآیندهای نگهداری و تعمیرات (PM): BPMS امکان پیاده‌سازی فرآیندهای نگهداری دوره‌ای و پیشگیرانه را فراهم می‌کند. این به جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی و افزایش عمر ماشین‌آلات کمک می‌کند.

ردیابی و مانیتورینگ لحظه‌ای تجهیزات: امکان پیگیری وضعیت ماشین‌آلات و تجهیزات به‌صورت (Real-time) فراهم می‌شود. این ردیابی شامل وضعیت عملیاتی، نیاز به تعمیرات و دیگر اطلاعات مرتبط است.

خودکارسازی درخواست‌های تعمیر و نگهداری: درخواست‌های مربوط به تعمیرات یا نگهداری به صورت خودکار از طریق سیستم ثبت و به تیم‌های مربوطه ارجاع داده می‌شود. این کار موجب صرفه‌جویی در زمان و بهبود بهره‌وری می‌شود.

مدیریت و مستندسازی هزینه‌ها: BPMS امکان ثبت دقیق هزینه‌های نگهداری، تعمیرات و بهره‌برداری را فراهم می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا برآوردهای دقیق از هزینه‌ها داشته باشند.

بهبود تصمیم‌گیری با داده‌های دقیق  نرم افزار BPMS به دلیل قابلیت تجزیه‌وتحلیل داده‌های مربوط به عملکرد ماشین‌آلات و هزینه‌های مرتبط، به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند. این داده‌ها شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ماشین‌آلات نیز می‌شود.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: این نرم‌افزارها اغلب با سیستم‌های ERP و دیگر سیستم‌های سازمانی یکپارچه می‌شوند تا داده‌ها و فرآیندها به صورت هم‌زمان و هماهنگ در سراسر سازمان اجرا شوند.